Il 17 dicembre 2023 è scaduto il secondo termine stabilito dal D. Lgs. 24/2023 (“Decreto Whistleblowing“), divenendo così obbligatorio adeguarsi ai nuovi obblighi normativi anche per gli enti privati con oltre 50 dipendenti, o per quelli che, indipendentemente da tale dato, operino in determinati settori espressamente indicati dal Decreto Whistleblowing oppure si siano volontariamente dotati di un modello organizzativo ai sensi del D. Lgs. 231/2001 (“Decreto 231“).
L’implementazione di un sistema di segnalazione di illeciti conforme al Decreto Whistleblowing rende necessario anche un aggiornamento del modello organizzativo, oltre ad un eventuale ripensamento del ruolo dell’Organismo di Vigilanza (“OdV“) in relazione alla gestione delle segnalazioni interne.
Con l’intento di raccogliere in un unico testo normativo la disciplina della tutela dei segnalanti, il D. Lgs. 24/2023 è intervenuto modificando anche l’art. 6, comma 2-bisdel D. Lgs. 231/2001 nel quale, finora, erano contenute le indicazioni necessarie per l’attivazione di canali di segnalazione da parte degli enti privati.
Per effetto di ciò, il nuovo comma 2-bis rinvia integralmente al Decreto Whistleblowing, stabilendo che “I modelli di cui al comma 1, lettera a), prevedono, ai sensi del decreto legislativo attuativo della direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio del 23 ottobre 2019, i canali di segnalazione interna, il divieto di ritorsione e il sistema disciplinare, adottato ai sensi del comma 2, lettera e)“.Le società e gli altri enti dotati di un modello organizzativo (indipendentemente dal numero di dipendenti impiegati) dovranno, quindi, raccordare le prescrizioni contenute nella parte generale di tale modello con le regole previste nelle procedure di segnalazione adottate in conformità al Decreto Whistleblowing.
In termini pratici, come chiarito anche da Confindustria nella sua Guida operativa per gli enti privati pubblicata nel mese di ottobre 2023, gli enti dovranno provvedere ad aggiornare il modello organizzativo:
fornendo indicazioni sui canali di segnalazione interna adottati ai sensi della nuova normativa in materia di whistleblowing;
esplicitando il riferimento al divieto di commissione di qualsiasi atto ritorsivo nei confronti dei segnalanti e dei c.d. soggetti protetti, ovvero i facilitatori (i.e., chi ha assistito il segnalante nel processo di segnalazione), i colleghi, i familiari o gli enti di proprietà del segnalante operanti nel suo stesso contesto lavorativo;
prevedendo il rispetto dei doveri di riservatezza nel trattamento delle informazioni relative alla gestione delle segnalazioni;
adeguando il sistema disciplinare previsto dal modello organizzativo, con l’indicazione di sanzioni nei confronti dei responsabili delle violazioni del Decreto Whistleblowing che, come noto, sono anche sanzionate dall’ANAC con l’applicazione di sanzioni amministrative pecuniarie fino a 50.000 euro.
Con specifico riguardo al sistema disciplinare, occorrerà valutare se le misure già previste risultino adeguate e sufficienti a sanzionare le violazioni indicate dal Decreto Whistleblowing, consistenti nella:
commissione di qualsiasi ritorsione, anche solo tentata o minacciata, posta in essere in ragione della segnalazione, che provoca o può provocare, in via diretta o in diretta, un danno ingiusto al segnalante o agli altri soggetti protetti;
mancata istituzione di canali di segnalazione, mancata adozione di procedure di whistleblowing conformi alla normativa o mancata effettuazione di attività di verifica ed analisi delle segnalazioni ricevute;
messa in atto di azioni o comportamenti volti ad ostacolare o a tentare di ostacolare la segnalazione;
violazione dell’obbligo di riservatezza.
Inoltre, dovranno essere previste sanzioni disciplinari da irrogare qualora sia stata accertata la responsabilità del segnalante, anche con sentenza di primo grado, per i reati di diffamazione o di calunnia o la sua responsabilità civile nei casi di dolo o
colpa grave.
Naturalmente, per l’applicazione e il funzionamento dei canali interni e, più ingenerale, per tutti gli aspetti operativi, il modello organizzativo potrà poi fare rinvio alla procedura whistleblowing adottata dall’ente.
Da ultimo, il modello organizzativo dovrà anche tracciare il ruolo attribuito all’organismo di Vigilanza in relazione al riformato processo di segnalazione interna.
L’OdV, infatti, potrà essere coinvolto, direttamente o indirettamente nel processo di gestione delle segnalazioni e dovrà, in ogni caso, vigilare sul corretto funzionamento del sistema di whistleblowing implementato dall’ente quale parte integrante del modello organizzativo.
Con riguardo al primo aspetto, gli enti – specialmente se di piccole dimensioni -potranno valutare di affidare all’OdV la gestione diretta dei canali di segnalazione odi nominarlo quale componente di un comitato multidisciplinare. In alternativa, sarà ad ogni modo necessario regolamentare il coordinamento tra il whistleblowing manager e l’Organismo di Vigilanza in relazione alle violazioni del Decreto 231 dalle violazioni del modello organizzativo o del codice etico. In questo caso, l’Od potrà anche essere consultato in fase di valutazione preliminare della segnalazione laddove il whistleblowing manager abbia dei dubbi sulla rilevanza 231 della condotta segnalata.
Quanto al secondo profilo, nel modello organizzativo dovrà essere previsto che – se non incaricato della gestione delle segnalazioni – l’OdV dovrà ricevere flussi informativi periodici dal whistleblowing manager in merito a tutte le segnalazioni ricevute, al fine di verificare il corretto funzionamento del sistema di whistleblowing intervenire a correzione di eventuali errori di valutazione, in un’ottica di costante miglioramento del modello stesso. L’Organismo di Vigilanza potrà, altresì, compiere verifiche a campione sul rispetto delle tempistiche previste dal Decreto Whistleblowing – in tema di avviso di ricevimento e di riscontro – da parte del whistleblowing manager, sull’eventuale applicazione del sistema disciplinare, sulle misure adottate per garantire il rispetto degli obblighi di riservatezza e dei divieti di ritorsione.
Il modello organizzativo così aggiornato dovrà poi essere oggetto di approvazione con delibera da parte dell’organo amministrativo della società.
In questi termini, il necessario aggiornamento del modello organizzativo al nuovo Decreto Whistleblowing diventa anche un importante momento di verifica dell’efficacia e idoneità di uno strumento fondamentale per la prevenzione dei reati presupposto.
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